Le fournisseur a livré les mauvais articles : que vérifier avant de les vendre ?

Les cartons arrivent alors que la boutique est occupée. Les produits ressemblent à ceux commandés, et la tentation est forte de les ranger puis de préparer les ventes. Pourtant, une couleur, une taille ou une référence différente peut suffire à rendre une commande client inutilisable. Le contrôle à l’arrivée sert à arrêter l’erreur avant qu’elle se disperse.

Cette organisation concerne aussi un prestataire qui reçoit des pièces ou des consommables. Elle ne dépend pas d’un logiciel particulier. Il faut surtout disposer de la commande attendue, d’un endroit pour les articles à vérifier et d’une personne responsable du contrôle. Une réception physique ne signifie pas que tout est conforme et disponible à la vente.

Comparer avec ce qui avait été commandé

Gardez accessibles le bon de commande, les variantes demandées et les échanges qui ont modifié l’accord. Comparez les références et les quantités avec les articles reçus, pas seulement avec le document du fournisseur. Deux papiers identiques peuvent accompagner un carton mal préparé. Pour les produits concernés, relevez aussi le lot, la date ou les caractéristiques nécessaires à leur utilisation.

Prévoyez un contrôle adapté au risque. Un comptage des cartons ne vérifie pas leur contenu. Si vous ne pouvez pas tout examiner immédiatement, identifiez clairement la partie encore non contrôlée et ne la présentez pas comme vérifiée. Pour une nouvelle référence ou après des erreurs répétées, renforcez l’examen plutôt que de vous fier à l’apparence du premier article.

Mettre les écarts à part

Séparez les articles concernés de ceux qui peuvent être préparés pour les clients. Une étiquette simple peut indiquer la référence attendue, la quantité reçue et le motif de mise à part. Pour un produit abîmé ou potentiellement dangereux, évitez l’utilisation ou la vente en attendant les vérifications adaptées. Une remise ne corrige pas un problème de sécurité.

Conservez les emballages et les éléments utiles au constat. Prenez des photos centrées sur les références, quantités ou défauts, sans faire apparaître des clients ni leurs coordonnées. Notez la date de réception et ce qui a été observé. Ces informations rendent l’échange avec le fournisseur plus précis ; elles ne constituent pas une garantie de remboursement.

Demander une correction précise

Envoyez un récapitulatif court : commande concernée, articles attendus, articles reçus, quantités touchées et correction souhaitée. Demandez une réponse sur le remplacement, le retour ou une autre solution proposée. Faites préciser le calendrier, le transport et les frais. Un accord pour remplacer des pièces ne dit pas encore qui organise leur récupération ni quand les bonnes pièces seront disponibles.

Tenez séparés ce que vous demandez et ce que le fournisseur a accepté. N’inscrivez pas une compensation comme acquise sur la seule base de votre réclamation. Les droits, délais et responsabilités dépendent du contrat et du droit applicable ; cet article décrit une méthode de suivi, pas une règle juridique commune à la Côte d’Ivoire, au Sénégal ou aux autres pays.

Protéger les commandes clients déjà engagées

Vérifiez quelles commandes dépendent du lot concerné. Contactez les clients affectés avec les faits confirmés et les options que vous pouvez réellement tenir. Une autre référence, même plus chère à l’achat, ne répond pas nécessairement à leur besoin. Faites valider toute substitution au lieu de décider qu’elle est équivalente à leur place.

Si des articles erronés sont déjà partis, retrouvez les commandes touchées avec vos informations internes et préparez un suivi individuel. Gardez les coordonnées hors des échanges publics. Le traitement avec le fournisseur et la réponse à vos clients avancent en parallèle : attendre son dernier message ne doit pas empêcher d’informer les personnes déjà concernées.

Fermer l’écart après vérification

À l’arrivée du remplacement, recommencez le contrôle. Vérifiez aussi le retour promis, le document de correction éventuel et les frais effectivement supportés. Conservez l’historique de la commande initiale et de sa correction au lieu de réécrire le passé comme si le premier lot avait été conforme. L’équipe doit comprendre ce qui est maintenant disponible.

Enfin, comptez les écarts par livraison et les heures consacrées à les résoudre. Un fournisseur peu cher peut demander beaucoup de travail supplémentaire. Servez-vous des faits pour demander une meilleure identification des colis, un contrôle avant départ ou envisager une autre source. La décision repose alors sur la régularité des livraisons reçues, pas seulement sur le prix annoncé.

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